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麗水市檔案局印發《新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔指南》

為全面記錄和保存各級黨委政府組織群眾抗擊疫情的歷史資料,全面記錄和保存防疫一線醫護人員盡責擔當、救死扶傷的感人畫面,全面記錄和保存全市上下眾志成城、共克時艱的歷史過程。麗水市檔案局印發了《麗水市新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料歸檔指南》,指導各級各部門開展新冠肺炎疫情防控文件資料的收集、整理和歸檔移交工作。

《指南》規定了什么材料需要歸檔:1.上級黨委、政府關于新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的重大決策部署、規定、通知、通報等;2.上級有關主管部門關于本地、本部門做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的部署、規定、通知、通報等;3.本級黨委、政府關于新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的公告、通知、意見、通報、防控方案,召開的專門會議、新聞發布會等形成的文件材料及領導的重要批示、指示和講話等;4.本地、本部門建立新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作機構、協調機制、制度規定等形成的文件材料;5.本地、本部門關于新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的通知、通報、通告、工作計劃、實施方案、防控措施、統計報表、動態數據、工作報告、工作總結等;6.防控新型冠狀病毒肺炎的各種預案、監測方案及治療技術操作規程等;7.對車站、機場、碼頭、出入境口岸和汽車、火車、地鐵、飛機、輪船等交通工具和流動人員進行衛生檢疫和交通管制形成的文件材料;8.醫院接收、診治新型冠狀病毒肺炎病人及疑似病人形成的文件材料;9.對新型冠狀病毒肺炎進行醫學研究形成的文件材料及相關數據;10.組織醫藥用品和相關物資保障、生產和生活保障等工作形成的文件材料;11.接受社會救助、捐贈及資金、物資分配和使用形成的文件材料;12.部隊及全國各地醫療隊支援本地區、本部門、本單位做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作形成的文件材料;13.臨時性新建的新型冠狀病毒肺炎定點診療醫院在建設過程中形成的文件材料;14.城市社區和鄉村在新型冠狀病毒肺炎疫情防控及農民工和農村人口新型冠狀病毒肺炎患者救治工作過程中形成的文件材料;15.學校在新型冠狀病毒肺炎疫情防控和維護學校正常秩序過程中形成的文件材料;16.與新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作有關的社會治安綜合治理,打擊制假、售假、詐騙、造謠、傳謠等各類違法犯罪活動中形成的文件材料;17.新聞媒體、醫療機構、各相關單位關于新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的宣傳材料;18.在新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作中涌現的先進典型事跡及英模人物表彰材料;對疫情防控不力、工作嚴重失誤等的處罰材料;19.與外國及港澳臺地區就新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作開展交流、合作形成的文件材料;20.新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作中產生的各類聲像文件材料、電子文件材料和實物等;21.其他與新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作有關的文件材料。

《指南》對文件材料的整理方案提出了意見:1、新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料與機關日常業務工作形成的文件材料區別歸檔,自成體系。各機關要建立專題檔案。2、新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料以件的形式歸檔。文書類文件材料以一文一件形式整理歸檔,檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求。不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。機關單位形成的新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案門類宜設置二級門類代碼,文書檔案(WS.FY)、照片檔案(ZP.FY)、專業檔案( ZY.FY)、錄音(LY.FY)、錄像(LX.FY)、實物檔案(SW.FY)。3、新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳盡著錄背景、人物、來源等信息。

《指南》對文件材料的數字化、保管和移交工作提出了意見:1、新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料為紙質介質的,需要在整理歸檔之后進行數字化掃描,數字化質量符合《紙質檔案數字化規范》(DA/T 31)。以電子文件歸檔的,應當同時打印紙質文件同步歸檔。2、根據《重點檔案管理辦法》,各部門在阻擊戰結束后6個月內向檔案館移交重大活動檔案。機關在向檔案館移交檔案時,應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作,并提出劃控與開放意見。3、因防控需要成立的臨時機構,其形成的文件材料應當由主管機關代管。由主管機關負責收集整理歸檔。防疫阻擊戰結束后,由主管機關向國家綜合檔案館移交檔案。

《指南》還對不同類型的文件材料的保管期限作出了規定。

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責任編輯:中國檔案
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