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海洋科學考察船建造檔案建檔管理實踐

科考船建造檔案的重要性

海洋科學考察船是科學認知與可持續開發利用海洋最為基礎的設施與平臺。據不完全統計,我國近五年新建、在建和籌建(已立項)的千噸級以上海洋科考船已近20艘之多,遠超之前我國歷史在役千噸級科考船總數。這些科考船建設投資大、專業性強、復雜程度高,船舶性能和科考能力均可比肩國際同期同類的先進科考船。

科考船建造檔案是客觀見證這些巨大投資、切實保障船舶及科考設備運維安全、確??茖W考察能力有效發揮的歷史記錄、原始憑據和材料,能滿足項目建設管理和運行維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要??瓶即ㄔ鞕n案的管理工作責任重大,這對于十余艘目前尚未完成竣工驗收或尚在建造及籌建階段的千噸級科考船尤為重要。

科考船建造項目及檔案特點

海洋科學考察船建造檔案需要真實反映科考船建造項目管理實施的全過程和科考船全船布局、船舶設備及配裝的科學探測實驗設備的基本情況和原始技術狀態等。要科學合理地搭建科考船建造檔案的管理體系,需要解析科考船建設項目的特點,以確認檔案建檔對這些特點的全面反饋。

1.基建檔案特點

我國項目管理體系一般把科考船建設項目作為基建項目立項,除為非陸地固定設施外,其檔案建檔需在立卷主體、案卷邏輯和重點內容等方面做出系統客觀的反映,因此具有基建項目檔案特點。

科考船建設項目法人單位主要以科研院所、大學或國家行業管理部門為主,履行項目從立項到驗收全過程及科考設備、投資經費及全套建造檔案管理等各項法人責任;船廠為項目建設即船舶建造單位,通過合同與項目法人約定船舶建造與設備安裝等責任義務;參與項目建設的還有船舶設計與監理單位。由此,科考船建造檔案需以建設項目法人單位為主,船廠、設計與監理單位參與并分別立卷移交;但與一般基建項目檔案不同,船舶建造檔案沒有用地及相關建筑安裝工程的內容。

2.船舶檔案特點

科考船建設項目的主體內容是船舶建造,其檔案建檔須在有關海事公約、規則、規范和法規等方面做出完整準確的反映,因此具有突出的船舶檔案特點。

船廠向船東交船時需提供向船級社送審的文件,而新建船舶必須取得入級證書和適航資質后方可投入運營;有關建造圖紙、手冊、清單、文件、完工圖等須在船上異地保存①。這些符合國際化約束性行業規范的系列文件和船岸異地保存方式是船舶建造檔案與一般工程檔案的最大不同,另外科考船建造檔案還將始終貫穿科考設備安裝工程等的建檔要求,這又有別于一般的船舶檔案。

3.科研設備檔案特點

科考船建設項目與一般船舶建造項目最大的不同在于配裝了系列科學探測與實驗裝備以及配合海洋調查作業的操控支撐系統,設備配備的基本出發點是科考船的科技目標,或綜合完備、或專業突出,但其檔案建檔均具有清晰的儀器設備檔案特點。

因多數科研設備均在船上固定安裝,安裝工程在船舶設計時即統籌考慮、在建造后期開展實施,設備驗收通常在船舶下水試航與試運行階段完成。故與傳統的儀器設備檔案建檔不同,科考設備和操控支撐系統建檔時,相關安裝工程需要和船舶檔案對應內容有所關聯和互見;同時,考慮科考設備和操控支撐系統采購或研制投資巨大、一般約占整個項目建設經費的30%,其檔案建檔需歸從于科考船建造檔案而非自成體系,但不包括投入運行后的內容,這與傳統意義上的儀器設備檔案有所不同。

4.綜合管理檔案特點

科考船建造項目投資大、計劃性強、涉及面廣且專業跨度大,綜合管理與過程協調責任重大,其檔案建檔需反映這一職能活動,具有查考利用價值和憑證作用的文件材料均需建檔。從時間序列看,建造項目的綜合管理是遵從建設階段的不同而逐漸展開,不同階段的管理側重點不同;從橫向看,整個項目的綜合管理因科考船的特殊性又涉及科研與工程的協同、人財物的動態匹配、國際合作和重大活動等多個側面。

綜合管理活動所形成的文件材料相對復雜,不僅包括了項目層面對船舶建造和科考設備配裝在質量保障、進度與風險管控、計劃與經費等方面的統籌,還包括項目法人在履職過程中與上級或行業主管部門間的請示、報告與批復等文書,因而兼具專業和文書兩重屬性。

建檔依據、分類和歸檔范圍

1.建檔依據

從以上對科考船建造項目特點及其對建造檔案要求的分析中可以看出,科考船建造檔案建檔工作涉及面廣,并無現成的特定規范可以遵循。因此,對其建檔依據的考量需要從檔案最為根本的查證和利用屬性出發,以完整、準確、系統、有效、安全為目標,可參照的規范包括《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《建設項目檔案管理規范》《基本建設項目檔案建檔規范》《科研儀器設備建檔規范》《大科學工程項目檔案建檔規范》等。

2.檔案分類

檔案分類是檔案整理工作的核心內容??瓶即ㄔ鞕n案成分復雜,建檔參考依據多樣,需要在許多分類方法中優選一種或多種結合使用?;诙嘀胤治龊途C合考量,科考船建造檔案的分類體系宜采用“適用規則”②和扁平化的結構,在保證科學客觀的前提下,增加一定的靈活實用性,實現建設項目特點和檔案整理、保管、檢索及利用需求的最佳平衡。

國家重大科技基礎設施“科學”號海洋科學綜合考察船③即在上述原則下,將建造過程中形成的具有項目查考價值、項目建成后具有運維支撐價值、同時兼具首制船研究價值的文字、圖表、聲像等檔案材料進行了系統分類??傮w分類可列三級,一級包括綜合管理、船舶系統、船載探測與實驗系統,以及聲像檔案、實物檔案和會計檔案等;二級分類則從時間或內容等不同維度展開,如綜合管理類從時間維度展開為項目立項、項目管理、財務管理和項目驗收四個部分,船舶系統從時間和內容兩個維度展開為包括船舶設計、船舶建造、船體工程、輪機工程、電力工程、操控支撐系統和船舶監理七個部分,船載探測與實驗系統則從內容維度展開為招投標文件及對應的各子系統,聲像檔案的二級分類為照片、視頻和光盤,實物檔案則為船模、題詞等,會計檔案為憑證、賬簿和報表;三級分類則首先考慮設置綜合類,再依次按內容展開。

3.歸檔范圍

歸檔范圍是文件預立卷和整理工作的基本依據。擬定建造檔案歸檔范圍和保管期限,需要在全面分析科考船建造項目過程和管理要求、梳理各項工作可形成及已形成的原始記錄的基礎上進行??傮w原則為有關建造項目的國家級、部門級管理性文檔和重要節點的過程記錄,船舶及設備有關采購或研制的管理程序和技術資料,均須以原始憑據和材料的形式納入歸檔范圍,以滿足項目建設管理和科考船運行維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。其中除內部管理和控制文檔的保管期限為長期或短期外,一般均為永久。

科考船項目參建人員需依據歸檔范圍,將日常崗位工作中形成的相關文件、材料、圖表和影像等原始記錄分類收入預立卷檔案裝具中,檔案工作人員接受預立卷材料,并依據歸檔范圍和保管期限進行復核與補充,進而完成建檔工作最為基礎的環節。在此環節中,需特別注意為科考船檔案異地異質保存和檔案材料互見打下良好基礎。

建檔管理的關鍵舉措

科考船建造檔案建檔過程的管理是實現建造檔案完整、準確、系統、有效、安全的現實手段。建造檔案的管理與項目建設過程管理需形成良好互動,概括起來主要有以下四個要素可供借鑒。

一是健全管理體系與制度流程。打通工程經理部、三總師、參建單位及關鍵崗位人員與檔案人員的管理協調渠道,建立檔案工作網絡,切實將預立卷工作納入網絡人員的崗位職責并計入考評內容,同時依據實際情況動態調整和補充完善檔案分類表、歸檔范圍及保管期限、工作網絡圖、歸檔流程等管理辦法和程序文件。

二是加強培訓指導與同行學習。依靠各級項目和檔案業務培訓及專家現場指導和同行間的實地學習,提高工程經理對檔案工作的認知和重視,提高檔案管理人員業務素質及對預立卷部門或人員的協調能力,及時把握分類表制定、參建單位建檔、預立卷質量、組卷編目和專業驗收等關鍵環節和要素。

三是保持持續改進與過程管控。按照科考船建造項目的進度要求和人員匹配情況,不斷調整檔案材料的收集策略;優化組卷編目過程中的技術細節,逐漸形成關于材料鑒定、排序、編碼、互見和備考等的統一規則。通過合同實現對參建和供貨單位在檔案預立卷工作上的過程管控,通過流程厘清檔案材料收集的責任主體、工作內容和協調關系,同時實現工程進度和檔案預立卷的良性互動與相互促進。

四是嚴把質量監督與總結考評。實行多層級管理策略,業務負責人定期就主管業務檔案的預立卷質量進行自查,參建方檔案主管部門對擬移交的專業檔案質量進行專項自查,項目建設法人(船東)和監理單位按建設進度對項目建造檔案預立卷質量和相關自查結果進行綜合監督;同時將檔案預立卷和建檔質量作為總結考評指標,以實現閉環管理。

注釋:

①林德輝,王云,沈宏旻.船上保存的文件、船舶建造檔案和完工圖[J].船舶標準化與質量,2009(4).

②陳瑛,王英瑋.檔案分類中幾個重要問題的思考之一——檔案分類的地位和價值、檔案分類規則的完善與發展[J].檔案學研究,2015(6).

③中國科學院海洋研究所.“科學”號海洋科學綜合考察船[J].中國科學院院刊,2015(Z2).

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責任編輯:中國檔案
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