1951年創刊 國家檔案局主管

投稿
首頁 > 業務 > 正文

明清檔案數字化外包安全管理初探

2014年12月8日,國家檔案局發布了《檔案數字化外包安全管理規范》,明確提出了檔案數字化外包安全管理的相關要求,并將檔案數字化外包安全管理納入了法治管理體系。安全管理無疑成為檔案數字化外包項目監管工作中的重中之重。

中國第一歷史檔案館(以下簡稱“一史館”)保存著明清兩代中央國家機關和皇家檔案1000余萬件(冊),分為74個全宗,是研究明清社會歷史重要的第一手資料,是國家的記憶,是中華民族寶貴的歷史文獻遺產。由于其珍貴的史學價值和文物特性,自2011年5月一史館檔案數字化外包工作開展以來,安全管理貫穿始終,檔案原件安全“零”事故。

科學有序部署

1.統一思想,認識到位,全館一盤棋

2011年5月,一史館明清檔案整理及數字化搶救工作全面啟動。作為國家保密局認定的保密級項目,安全管理毫無疑問地擺在了該項目各項工作的首位。館領導、檔案整理及數字化領導小組高度重視此項工作,多次召開辦公會、項目討論會,統一思想,針對明清檔案的特殊“文物”身份,提出了“一件不丟、一件不壞、一件不亂”“安全第一、質量至上、保障效率”的基本原則。

2.強化頂層設計,科學搭建安全管理體系

首先,安保部門經過詳細的調研,制定了《檔案整理及數字化安全保障工作方案》。方案著眼全局,從安全管理模式、安全管理流程、安全管理目標等方面入手,搭建安全管理工作頂層設計框架,組成以組織管理、規章制度、人員管理、教育培訓、技防監控等為一體的安全管理體系,建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系,為數字化安全管理工作打下基礎。

其次,數字化項目監管部門根據《檔案整理及數字化安全保障工作方案》,責成外包公司與安保部門簽訂項目安全保密協議書,要求外包公司與參加項目的所有員工必須簽訂安全保密責任書,報安保部門備案,并進一步明確雙方在檔案實體、檔案信息、工區管理、人員管理等方面的責任。

3.明確職責分工,構建雙層安全管理網絡

檔案安全重于泰山。安全管理是開展檔案數字化外包工作的先決條件。為了更好地做好安全管理工作,支撐數字化項目的安全實施,項目以檔案、人員、設備等安全管理主體為依托,構建了數字化安全管理項目外圍安全網絡和項目內在安全網絡的“雙層安網”結構。

項目外圍安全網絡由一史館檔案整理及數字化領導小組和安全監控組(主要以安保部門為主)構建組成。檔案整理及數字化領導小組主要負責數字化安全工作的宏觀組織與指導;安全監控組負責數字化項目外圍安全保障工作,涵蓋項目檔案提調、歸還、點數現場的監控,外包公司人員的政審及辦證、辦公樓的出入、辦公樓內外活動區域的監管,以及項目所用消防器材的檢查、項目涉及技防監控的管理、現場項目監管部門及外包公司安全的督察等工作。外圍安全網絡實行分層管理,明確權責,為項目的安全順利實施保駕護航。

項目監管內在安全網絡由項目監管部門、外包公司的項目領導小組和項目現場管理組構建組成。項目監管部門、外包公司的項目領導小組主要負責數字化項目安全工作的宏觀組織與指導、現場的安全監督;項目現場管理組主要負責項目所涉及的安全工作的組織與實施,設立專職安全員,涵蓋項目檔案提調、歸還、點數現場、加工現場、暫存庫以及檔案的送修、數據移交、現場設備使用等的監管,協助安保部門完成公司參與項目人員的政審、辦證、安全教育、項目所用消防器材的檢查等。其間,各崗位各司其職,安全管理積極有效。

檔案數字化的內、外雙層安全管理網絡,相互依托,層級分明,職責清晰,確保了檔案數字化項目安全管理有序、安全管理無事故。

健全規章、完善機制

規章制度是安全管理之本,是基礎,明清檔案數字化工作也不例外。它可以更好地指導項目成員依規約束自己,按章行事,根據數字化項目合同、附件要求以及安全管理制度規定,切實提高安全意識以及安全執行力,更好地完成項目任務,保證項目的安全順利實施。

1.健全規章

2011年,在明清檔案整理及數字化搶救工作正式啟動前,安保部門、項目監管部門根據館領導對項目安全的要求以及項目自身的安全需求、項目的特點,結合本單位的實際情況,以安全重于一切、職責清晰、獎懲分明為基本原則,制定了《安全保障工作實施細則》《人員進出管理制度》《鑰匙管理制度》《安全檢查制度》《工作區應急預案》《數字化加工現場管理規定》《數字化加工檔案原件安全管理實施細則》《數字化加工區督查管理辦法》等,并在后續五年多的時間里結合項目實際,加強探索研究,進一步豐富完善,建立健全了明清檔案數字化項目的安全管理規章制度,確保了檔案安全“零”事故。

2.完善機制

建立健全數字化項目安全管理的領導組織保障機制、“一票否決”機制,保證安全管理的溝通協調暢通,進一步確立檔案安全在整個項目管理中的首要位置。安保部門一日三次現場安全督察,項目監管部門領導帶班現場監管,值班、監管人員分時、分段現場監管,詳細登記,從而細化安全管理責任制,強化安全管理時效性,實現時時有監督,處處有監管。

完善數字化項目的安全教育培訓機制、責任回溯機制、安全隱患整改及安全懲罰機制。提升項目人員的安全知識和技能,加強“安全就在我身邊、人人都是安全員”的防范意識,進一步強化人員的安全責任感和事業心。

安全管理啟示

1.重視項目安全教育培訓

明清檔案數字化外包安全管理,充分考慮到人的主觀因素和不確定性,把安全教育培訓當做檔案安全防護的起點,重點培養項目參與人員安全責任意識。其主要做法有:集中培訓、工作例會及警示教育。集中培訓主要在項目開始前進行,著眼于培養公司員工對歷史檔案的責任感及主人翁意識,讓公司員工切身體會安全的重要地位;工作例會主要從操作層面強調安全注意事項,通過每周、月度工作例會,查找工作中存在的安全隱患,及早預防;警示教育主要采取案例匯編等形式,用一些事故案例定期進行警示教育。通過以上三種方式,讓項目所有參與人員在意識層面和操作層面時刻保持警醒,時時繃緊安全弦,從而確保各項安全舉措得以徹底實施。

2.確保項目檔案原件安全

檔案原件流轉要嚴格環節、細節、責任。在檔案的提調、歸還環節,涉及的部門均設置了專職管理人員進行全程監管,運送和交接過程在監控設備監控下進行,并制定了嚴格的交接、清點登記制度,規定檔案交接須參與項目各部門人員同時在場,清點到件,核對檔案數量及目錄,并由各部門專職管理人員簽字確認。另外,在數字化項目加工各環節制定詳細的交接和數據流轉登記制度,明確環節責任人,記錄檔案的過程流轉,加強執行監督,確保發現問題可追溯、必改正,實時了解檔案原件的過程流轉,確保檔案原件安全。

安全制度要嚴格執行。安全在于監管,重在落實。安全工作需要縱向監管,橫向協管,工作中要時時遵守安全制度規定,還要不時地尋找安全隱患,發現安全隱患應及時制止,及時報告,妥善解決。同時,安全制度的落實無論是監管部門還是外包公司都應該依照制度規定嚴格執行。

外包公司參與項目人員要保持穩定和機動備份。項目實施期間,嚴格要求外包公司項目管理人員原則上不得更換,每天有3名管理人員到場;項目加工人員每月變動原則上不得超過總人數的10%;建立外包公司項目管理人員和加工人員出勤登記制度、月度人員流動統計。另外,外包公司還要配備業務能力合格的機動人員,確保數字化項目各環節的有效運轉,確保數字化項目安全管理的絕對穩定。

3.降低項目加工流轉過程中檔案原件損傷

在明清檔案數字化項目加工過程中,除了場地溫濕度控制、消防安全、現場人員管理等安全措施以及嚴格的制度約束外,項目監管部門通過專業培訓,以及管理側重點的引導,規范外包公司項目加工人員對檔案原件的操作手法,有效避免和降低了加工過程檔案原件的損傷。

重視培訓,嚴格檢查。項目開始前,外包公司加工人員必須經過項目監管部門檔案修復和前處理操作培訓,合格上崗。另外,項目監管部門在加工過程中設置安全巡查人員,全程檢查加工人員檔案原件操作手法是否規范。

強化管理,注重細節。如接觸檔案原件必須身穿工作服,戴手套,佩戴口罩,原則上一次只允許打開一件檔案,配備崗位專用檔案保管箱,并妥善保存檔案碎屑等。從細節上狠抓檔案原件安全。

嚴格管控,流程控制。提高外包公司項目一檢合格率,保證掃描工作質量,降低成品數據回退率,從而減少對檔案重復掃描加工,確保加工過程檔案安全。

總之,安全管理是明清檔案數字化外包工作中至關重要的環節,是項目不可逾越的紅線,是保障數字化外包項目順利實施的基礎。同時,在確保檔案原件、確保項目安全的情況下,順利完成明清檔案數字化工作,能夠實現明清檔案數字資源的網絡發布與利用,充分發揮其自身的價值,更好地服務于社會。

 參考文獻:

1.趙雄.明清檔案整理數字化工作的若干思考.歷史檔案,2013(4).

  • 微笑
  • 流汗
  • 難過
  • 羨慕
  • 憤怒
  • 流淚
責任編輯:中國檔案
0
同花顺e配资